Plazos de envío del SAF-T y flujo de rechazo de la AT

La respuesta corta

Si operas una empresa registrada a efectos de IVA en Portugal — residente o no residente — debes a la AT un SAF-T XML con los datos de facturación antes del día 5 de cada mes, cubriendo las facturas y recibos del mes anterior.

Este SAF-T mensual de facturación está vigente desde el 1 de julio de 2021. El plazo del SAF-T anual de contabilidad (el fichero más antiguo y más amplio) estaba originalmente previsto para abril, pero se ha pospuesto; las normas actuales lo empujan a 2028. El mensual es la presión constante sobre cualquier operador que facture en Portugal.

Dónde duele más

Dos situaciones complican el ciclo mensual más de lo necesario:

• Tu ERP no está afinado para el canal de la AT. Xero, QuickBooks, Datev, SAP genérico, herramientas internas a medida — e incluso algunas herramientas portuguesas cuando se integran con sistemas no-PT — producen XML con detalles de formato que la AT rechaza en silencio. La codificación es la causa más frecuente; BOM, formato ATCUD y dígito de control del NIF completan el top cuatro.
• El ciclo de feedback de errores es lento. La entrada de la AT devuelve un "ficheiro inválido" genérico, sin detalles. Cada rechazo se convierte en un ciclo de adivinar-corregir-reenviar. El ciclo es soportable en portugués y brutal en cualquier otro idioma de trabajo.

Sanciones por envío fuera de plazo o no válido

Según el Régimen General de Infracciones Tributarias (RGIT), los envíos del SAF-T fuera de plazo o no válidos pueden conllevar:

• De 50 € a 22.500 € por incidencia para personas jurídicas, con el límite superior aplicado a casos reiterados o agravados.
• Hasta 45.000 € en el peor escenario bajo la Ley General Tributaria (LGT) por infracciones relacionadas.

El rango realista del día a día para un fichero puntual fuera de plazo o rechazado es de 150 €–3.750 €. El techo es mucho más alto de lo que la mayoría de operadores se imagina — útil saberlo, menos útil encontrárselo.

Qué viene en 2027

El gran cambio previsto para el 1 de enero de 2027 es la exigencia de Firma Electrónica Cualificada (QES) en facturas PDF en transacciones B2B. Está separada del SAF-T pero toca el mismo canal de cumplimiento. Espera actualizaciones de esquema y validaciones adicionales a medida que se acerque esa fecha.

Una checklist mensual que sobrevive a cada mes

• Antes del día 1: confirma que las facturas del mes anterior están cerradas en el ERP, sin borradores colgados.
• Antes del día 3: exporta el SAF-T mensual de facturación desde el ERP.
• Antes del día 4: valida el fichero con SAFTCheck u otro validador. Cuenta con encontrar errores de codificación, ATCUD o dígito de control del NIF al menos una vez por trimestre.
• Antes del día 5: envía a la AT vía Portal das Finanças → SAF-T → Submissão.
• Si la AT devuelve "ficheiro inválido": ejecuta el auto-fix o transcodifica la codificación manualmente y vuelve a enviar antes de que acabe el día.

Pon el recordatorio del calendario para el día 3, no para el día 5. El colchón de dos días es lo que convierte un problema en algo resoluble en lugar de estresante.