Prazos de submissão SAF-T e fluxo de rejeição da AT

A resposta curta

Se opera uma empresa registada para IVA em Portugal — residente ou não residente — deve à AT um SAF-T XML com os dados de faturação até ao dia 5 de cada mês, referente às faturas e recibos do mês anterior.

Este SAF-T mensal de faturação está em vigor desde 1 de julho de 2021. O prazo do SAF-T anual de contabilidade (o ficheiro mais antigo e mais abrangente) estava originalmente previsto para abril, mas foi adiado; as regras atuais empurram-no para 2028. O mensal é a pressão constante sobre quem fatura em Portugal.

Onde a dor é maior

Duas situações tornam o ciclo mensal mais difícil do que precisa de ser:

• O seu ERP não está afinado para o pipeline da AT. Xero, QuickBooks, Datev, SAP genérico, ferramentas internas — e até algumas ferramentas PT quando integradas com sistemas não-PT — produzem XML com pequenas questões de formatação que a AT rejeita em silêncio. A codificação é a mais comum; BOM, formato ATCUD e dígitos de controlo de NIF fecham o top quatro.
• O ciclo de feedback de erros é lento. A entrada da AT devolve um "ficheiro inválido" genérico, sem detalhes. Cada rejeição transforma-se num ciclo de adivinhar-corrigir-resubmeter. O ciclo é suportável em PT e brutal em qualquer outra língua de trabalho.

Coimas por submissão em atraso ou inválida

Nos termos do Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT), submissões SAF-T em atraso ou inválidas podem implicar:

• €50 a €22.500 por incidente para pessoas coletivas, com o limite superior aplicado em casos repetidos ou agravados.
• Até €45.000 no pior cenário ao abrigo da Lei Geral Tributária (LGT) para infrações relacionadas.

A gama realista do dia-a-dia para um ficheiro pontualmente em atraso ou rejeitado é de €150–€3.750. O teto é muito mais alto do que a maioria dos operadores imagina — útil saber, menos útil encontrar.

O que vem aí em 2027

A grande mudança prevista para 1 de janeiro de 2027 é a exigência de Assinatura Eletrónica Qualificada (QES) em faturas PDF nas transações B2B. Está separada do SAF-T, mas toca no mesmo pipeline de conformidade. Espere atualizações de esquema e validações adicionais à medida que essa data se aproxima.

Um checklist mensal que sobrevive a todos os meses

• Até dia 1: confirme que as faturas do mês anterior estão fechadas no ERP, sem documentos em rascunho.
• Até dia 3: exporte o SAF-T mensal de faturação do ERP.
• Até dia 4: valide o ficheiro com o SAFTCheck ou outro validador. Conte com encontrar erros de codificação, ATCUD ou dígito de controlo de NIF pelo menos uma vez por trimestre.
• Até dia 5: submeta à AT via Portal das Finanças → SAF-T → Submissão.
• Se a AT devolver "ficheiro inválido": corra o auto-fix ou transcodifique a codificação manualmente e resubmeta antes do final do dia.

Marque o lembrete no calendário para dia 3, não para dia 5. O buffer de dois dias é o que transforma problemas em algo resolvível em vez de stressante.