SAF-T em Portugal: o que é, quem submete, prazos e rejeições

O que é o SAF-T (PT)

O SAF-T (PT) é a versão portuguesa do Standard Audit File for Tax da OCDE: um ficheiro XML, com uma estrutura definida pela AT, que contém os dados de faturação e de contabilidade. A estrutura em vigor é a versão 1.04_01 (XSD oficial e o que mudou em 2022).

Na prática, "submeter o SAF-T" quer quase sempre dizer o SAF-T de faturação mensal: o ficheiro que comunica as faturas emitidas no mês anterior. O SAF-T da contabilidade usa a mesma estrutura mas cobre toda a contabilidade; hoje a AT pode pedi-lo numa inspeção, e a entrega anual passa a ser obrigatória em 2028, relativa ao exercício de 2027.

Quem tem de submeter

Segundo o Decreto-Lei n.º 198/2012 (artigo 3.º), quem tem sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em Portugal e aqui realiza operações sujeitas a IVA tem de comunicar à AT as faturas que emite. Isto inclui filiais e sucursais portuguesas de grupos estrangeiros, seja qual for o sistema de contabilidade do grupo.

Um mês sem faturas também exige comunicação: informa a AT de que nesse mês não houve faturação.

Como: ficheiro ou webservice

Há duas formas de comunicar as faturas, e escolhe-se uma, não as duas:

Ficheiro SAF-T mensal: o programa de faturação certificado exporta o ficheiro e carrega-o na área e-Fatura do Portal das Finanças.
Webservice: o programa envia cada fatura à AT automaticamente, quase em tempo real.

A maioria das pequenas e médias empresas usa o ficheiro mensal, e é aí que acontecem as rejeições.

Quando: dia 5 do mês seguinte

O SAF-T de faturação tem de ser comunicado até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão das faturas. Quando o dia 5 calha a um sábado, domingo ou feriado, o prazo passa para o dia útil seguinte. Veja o prazo atual e os doze seguintes.

O prazo foi antecipado duas vezes: era o dia 25 quando a comunicação começou, passou ao dia 12 em janeiro de 2020 e ao dia 5 em janeiro de 2023 (Orçamento do Estado para 2022).

Coimas

A falta ou o atraso da comunicação é uma contraordenação prevista no Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT, artigo 117.º). A coima vai de €150 a €3.750, e os limites são elevados para o dobro no caso de pessoas coletivas (artigo 26.º, n.º 4), ou seja, €300 a €7.500 por infração. As coimas são reduzidas quando a regularização é feita por iniciativa própria antes de a AT instaurar o processo, mais uma razão para corrigir depressa um ficheiro rejeitado.

Porque é que os ficheiros são rejeitados

A AT responde muitas vezes a um ficheiro com problemas com um genérico "ficheiro inválido" (o que significa cada mensagem da AT). As causas habituais:

Codificação. A AT espera Windows-1252; muitos sistemas exportam UTF-8. Como corrigir o erro de UTF-8.
Um BOM (byte order mark) antes da declaração XML.
Dígitos de controlo do NIF de clientes ou fornecedores. Verificar um NIF.
Formato do ATCUD, obrigatório em todos os documentos desde 2023. Verificar um ATCUD.
Datas do cabeçalho e documentos com datas fora do período comunicado.

Os sistemas desenvolvidos fora de Portugal (ERPs internacionais, plataformas de contabilidade de grupo) tropeçam mais nestes pontos, porque a exportação portuguesa é um pequeno módulo num produto grande. Exporta a partir do SAP? O que verificar.

O que está a mudar

1 de janeiro de 2027: as faturas em PDF trocadas fora de EDI passam a precisar de assinatura eletrónica qualificada (QES) para valerem como faturas eletrónicas. Diz respeito às próprias faturas, não à estrutura do SAF-T.
2028: primeira entrega anual obrigatória do SAF-T da contabilidade, relativa a 2027. Já foi adiada várias vezes, por isso convém acompanhar.
Esquema: em outubro de 2026, a AT não anunciou nenhuma nova versão do SAF-T.

Uma rotina mensal sem surpresas de última hora

Até ao dia 1: feche as faturas do mês anterior no programa de faturação, sem rascunhos pendentes.
Até ao dia 3: exporte o SAF-T de faturação.
Até ao dia 4: valide o ficheiro e corrija o que aparecer.
Até ao prazo: carregue-o no Portal das Finanças e guarde o comprovativo de submissão.

Ponha o lembrete no dia 3, não no dia 5. Dois dias de margem fazem de uma rejeição uma correção rápida em vez de um prazo falhado.