Aggiornato il 2026-10-01 6 min di lettura
SAF-T in Portogallo: cos'è, chi lo invia, scadenze e rifiuti
Guida pratica al SAF-T (PT) per le aziende che fatturano in Portogallo: chi deve inviarlo, file o webservice, la scadenza del giorno 5, sanzioni, cosa cambia nel 2027 e nel 2028, e perché l'AT rifiuta i file.
Che cos'è il SAF-T (PT)
Il SAF-T (PT) è la versione portoghese dello Standard Audit File for Tax dell'OCSE: un file XML, con una struttura definita dall'AT, che contiene i tuoi dati di fatturazione e di contabilità. La struttura in vigore è la versione 1.04_01 (XSD ufficiale e cosa è cambiato nel 2022).
In pratica "inviare il SAF-T" significa quasi sempre il SAF-T di fatturazione mensile: il file che comunica le fatture emesse il mese precedente. Il SAF-T della contabilità usa la stessa struttura ma copre l'intera contabilità; oggi l'AT può richiederlo durante un'ispezione, e l'invio annuale diventa obbligatorio nel 2028, per l'esercizio 2027.
Chi deve inviarlo
Secondo il Decreto-Lei n.º 198/2012 (articolo 3), chi ha sede, stabile organizzazione o domicilio fiscale in Portogallo e vi effettua operazioni soggette a IVA deve comunicare all'AT le fatture che emette. Questo include filiali e succursali portoghesi di gruppi esteri, qualunque sia il sistema contabile del gruppo.
Anche un mese senza fatture richiede una comunicazione: informi l'AT che in quel mese non c'è stata fatturazione.
Come: file o webservice
Ci sono due modi per comunicare le fatture, e se ne sceglie uno, non entrambi:
- File SAF-T mensile: il software di fatturazione certificato esporta il file e lo carichi nell'area e-Fatura del Portal das Finanças.
- Webservice: il software invia ogni fattura all'AT automaticamente, quasi in tempo reale.
La maggior parte delle piccole e medie imprese usa il file mensile, ed è lì che avvengono i rifiuti.
Quando: il giorno 5 del mese successivo
Il SAF-T di fatturazione va comunicato entro il giorno 5 del mese successivo all'emissione delle fatture. Se il giorno 5 cade di sabato, domenica o in un giorno festivo, la scadenza passa al primo giorno lavorativo successivo. Vedi la scadenza attuale e le dodici successive.
La scadenza è stata anticipata due volte: era il giorno 25 quando la comunicazione è iniziata, è passata al giorno 12 a gennaio 2020 e al giorno 5 a gennaio 2023 (Legge di bilancio per il 2022).
Sanzioni
La mancata o tardiva comunicazione è un illecito previsto dal Regime Generale delle Infrazioni Tributarie (RGIT, articolo 117). La sanzione va da 150 € a 3.750 €, e i limiti sono raddoppiati per le società (articolo 26, n.º 4), quindi da 300 € a 7.500 € per infrazione. Le sanzioni si riducono se regolarizzi di tua iniziativa prima che l'AT avvii il procedimento: un motivo in più per correggere subito un file rifiutato.
Perché i file vengono rifiutati
L'AT risponde spesso a un file con problemi con un generico "ficheiro inválido" (cosa significa ogni messaggio dell'AT). Le cause più comuni:
- Codifica. L'AT si aspetta Windows-1252; molti sistemi esportano in UTF-8. Come correggere l'errore UTF-8.
- Un BOM (byte order mark) prima della dichiarazione XML.
- Cifre di controllo del NIF di clienti o fornitori. Verifica un NIF.
- Formato dell'ATCUD, obbligatorio su tutti i documenti dal 2023. Verifica un ATCUD.
- Date dell'intestazione e documenti datati fuori dal periodo comunicato.
I sistemi sviluppati fuori dal Portogallo (ERP internazionali, piattaforme contabili di gruppo) inciampano più spesso su questi punti, perché l'esportazione portoghese è un piccolo modulo dentro un prodotto grande. Esporti da SAP? Cosa controllare.
Cosa sta cambiando
- 1° gennaio 2027: le fatture PDF scambiate fuori da EDI avranno bisogno di una firma elettronica qualificata (QES) per valere come fatture elettroniche. Riguarda le fatture stesse, non la struttura del SAF-T.
- 2028: primo invio annuale obbligatorio del SAF-T della contabilità, per il 2027. È già stato rinviato più volte, quindi conviene seguirlo.
- Schema: a ottobre 2026 l'AT non ha annunciato nessuna nuova versione del SAF-T.
Una routine mensile senza sorprese dell'ultimo minuto
- Entro il giorno 1: chiudi le fatture del mese precedente nel software di fatturazione, senza bozze in sospeso.
- Entro il giorno 3: esporta il SAF-T di fatturazione.
- Entro il giorno 4: valida il file e correggi ciò che emerge.
- Entro la scadenza: caricalo sul Portal das Finanças e conserva la ricevuta di invio.
Imposta il promemoria per il giorno 3, non per il 5. Due giorni di margine trasformano un rifiuto in una correzione rapida invece che in una scadenza mancata.